Het besturen van een stichting

Het (behoorlijk) besturen van een stichting

Het bestuur is belast met het besturen van een stichting. En de wet geeft daarbij nog aan dat elke bestuurder van een rechtspersoon, dus ook van een stichting, tegenover de rechtspersoon gehouden is tot een behoorlijke vervulling van de opgedragen taak.

Uit deze omschrijving rijzen twee vragen:
1. Wat wordt verstaan onder ‘een behoorlijke vervulling van de opgedragen taak’, en
2. Wat is de consequentie als het bestuur/een bestuurder zijn taak niet naar behoren vervult?

Om met de tweede vraag te beginnen. Als bestuur/bestuurder bent u tegenover de stichting gehouden uw bestuurstaak behoorlijk te vervullen. Als u dit niet doet, loopt u het risico dat u door de stichting aansprakelijk wordt gesteld voor eventuele schade die de stichting leidt doordat u uw taak niet goed vervult. Hierbij willen wij wel vast opmerken dat aansprakelijkheid niet voor ieder wissewasje ontstaat. Het bestuur moet een ernstig verwijt kunnen worden gemaakt. Alleen dan ontstaat aansprakelijkheid.

Mocht er sprake zijn van een ernstig verwijt aan de kant van het bestuur, dan is het bestuur in zijn ge- heel, hoofdelijk aansprakelijk. Hoofdelijke aansprakelijkheid betekent dat de stichting de geleden schade op elk van de bestuurders kan verhalen. Wees u hiervan bewust. Want ook als u als bestuurder uw taak keurig vervult, maar uw bestuursgenoot doet iets stoms waardoor de stichting schade lijdt, dan kan de schade ook op u worden verhaald.

Gelet op het belang uw taak behoorlijk te vervullen, komen we bij de eerste vraag: wat wordt verstaan onder een ‘behoorlijke vervulling’ van de opdragen taak? Helaas kunnen we geen eenduidig antwoord geven op deze vraag. Zoals wel vaker in de wereld der juristerij spelen altijd de omstandigheden van het geval een rol om te bepalen of er sprake is van onbehoorlijke vervulling van de taak en van aansprakelijkheid. We kunnen u wel een richtlijn geven.

Het behoorlijk vervullen van uw taak betekent dat u zorgvuldig en loyaal bestuurt. En dat u, achteraf, geen verwijten kunnen worden gemaakt dat u dit niet heeft gedaan. Zorgvuldig besturen houdt in dat u zich houdt aan de wet, de statuten en eventuele reglementen. Het betekent ook dat het bestuur besluiten goed voorbereidt, dat zij ze gemotiveerd en na een gedegen afweging neemt en dat genomen besluiten worden vastgelegd in notulen of een besluiten- lijst. Loyaal besturen betekent dat u besluiten neemt die bijdragen aan het realiseren van het doel van de stichting en dat het bestuur en u als bestuurder zich richten naar het belang van de stichting. Gelet op deze invulling van ‘behoorlijke vervulling van de opgedragen taak, ra- den wij u aan u bij het nemen van besluiten te laten leiden door uw gezonde verstand.

Verantwoordelijkheid voor de financiële situatie stichting

Op grond van de wet moet bij een stichting binnen zes maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening, de verlies- en winstrekening, worden opgesteld. In de jaarrekening worden de opbrengsten en kosten van de stichting opgenomen. De jaarrekening moet worden ondertekend door de bestuurders.

Mocht u als bestuurder van mening zijn dat de cijfers niet kloppen en u dus niet in wilt stemmen met de cijfers, dan tekent u niet. Het is aan te raden in de notulen op te laten nemen wat de reden is dat u als bestuurder niet wil tekenen. Als het zover komt dat u zich niet meer kunt vinden in het financiële be-leid van de stichting waar u bestuurslid van bent kunt u zichzelf mogelijk ook de vraag gaan stellen of u nog wel bestuurder van deze stichting wilt zijn. Naast de verplichte ondertekening door de bestuurders moet de jaarrekening ook worden goedgekeurd, en wel door het orgaan dat dit op grond van de statuten moet doen. Dit kan het bestuur zijn, maar ook een ander orgaan, bijvoorbeeld een kascommissie.

Hoewel het geen verplichting is een begroting op te stellen, raden wij u aan dit wel te doen, voor zowel het komend jaar als voor de langere termijn. In de begroting neemt u de te verwachten opbrengsten en kosten op.

Onderdeel van de verantwoordelijkheid voor de financiële situatie van de stichting is dat het bestuur op grond van het burgerlijk recht én het belastingrecht, verplicht is op elk gewenst moment inzage te kunnen geven in haar financiële situatie. Ook heeft het bestuur de plicht een administratie te voeren. Het bestuur moet alle stukken met betrekking tot de financiën zeven jaar bewaren.

Binnen een stichtingsbestuur is over het algemeen de penningmeester verantwoordelijk voor het bijhouden van de administratie en het (laten) opstellen van de balans en verlies- en winstrekening. Het bestuur kan er ook voor kie- zen deze werkzaamheden uit te besteden, bijvoorbeeld aan een boekhouder of een accountant. Bij een stichting met een directeur en medewerkers wordt de taak tot het bijhouden van de administratie over het algemeen gedelegeerd aan de directeur. Het bestuur is en blijft echter altijd (eind)verantwoordelijk.

Uitgaven en inkomsten van de stichting

In het verlengde van de verantwoordelijkheid voor de financiële situatie ligt een verantwoordelijkheid voor een goed beheer van inkomsten en uitgaven. Maar welke inkomsten heeft een stichting eigenlijk? En wat zijn de uitgaven?

De aard en hoogte van inkomsten én uitgaven verschillen per stichting. Stichtingen als Stichting DOEN en de Mondriaanstichting zijn grote stichtingen met veel opbrengsten en ook veel kosten. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor een kantoor, personeel en een de marketing. De stichting ‘Red de Eikenboom’ in Dwingeloo zal daarentegen met veel minder opbrengsten en kosten te maken hebben. Toch is het voor elke stichting aan te raden een begroting op te stellen waarin de kosten en opbrengsten voor in ieder geval het komend jaar en mogelijk voor meerdere jaren, zijn opgenomen.

De kosten die de stichting maakt zullen moeten worden gedekt door de opbrengsten, de inkomsten. En waar komen de inkomsten vandaan? Veel stichtingen, zeker de stichtingen die geen winstoogmerk hebben, zijn voor hun inkomsten afhankelijk van de gulheid van anderen: particulieren, be-drijven, overheidsinstanties of andere organisaties die geld geven aan de stichting omdat ze het doel van de stichting ondersteunen. Hierbij hoeft het niet altijd te gaan om ondersteuning in de vorm van geld. Ook ondersteuning door het ter beschikking stellen van middelen behoort tot de mogelijkheden. 

Hieronder benoemen we kort welke geldbronnen kunnen worden onderscheiden:

Subsidies
Voor de meeste stichtingen zijn subsidies de belangrijkste geldbron. Deze subsidies worden verstrekt door overheden of door particuliere organisaties. Een subsidie hoeft niet altijd een bedrag in geld te zijn. Ook het beschik- baar stellen van een ruimte tegen een lage huur is een subsidie. Er zijn vele vormen van subsidie, waaronder structurele subsidies (subsidies die een organisatie altijd krijgt) en projectsubsidies. De subsidieverstrekker stelt over het algemeen eisen aan de organisatie aan wie zij subsidie verstrekt.

Ook gelden vaak eisen voor wat er wel en niet met het geld gedaan mag worden en moet achteraf verantwoording worden afgelegd. In Nederland zijn er vele organisaties en fondsen die subsidies verstrekken. Wij kunnen ons voorstellen dat u soms door de bomen het bos niet meer ziet. Besluit echter niet zomaar dat er voor uw stichting geen fondsen of subsidies beschikbaar zijn; er is meer mogelijk dan u denkt.

Donaties
Donaties zijn schenkingen waar geen verplichting tegenover staat. Een particulier die graag een bijdrage wil leveren aan het realiseren van het doel van een stichting kan een donatie geven aan de stichting. 

Schenkingen, erfenissen en legaten
Als u als stichting een schenking, erfenis of legaat ontvangt moet u er rekening mee houden dat u successierecht (bij een erfenis of legaat) of schenkingsrecht moet betalen.

Collecten
Als stichting kunt u ook besluiten dat u een collecte wilt houden. Om dit te kunnen doen heeft u wel een collectevergunning nodig.

Loterijen
Een andere manier om geld in te zamelen is het organiseren van een loterij. Ook hiervoor heeft u een vergunning nodig.

Leningen
Net als elke organisatie kan ook een stichting een lening afsluiten bij een bank of een andere organisatie.

Het vertegenwoordigen van de stichting

Naast het besturen van de stichting en de zorg voor de financiële situatie van de stichting is het de taak van het bestuur om de stichting te vertegenwoordigen. Het bestuur kan de stichting binden aan rechten en verplichtingen. In de wet staat dat ‘het bestuur’ de stichting vertegenwoordigt. Betekent deze formulering dat in alle gevallen het hele bestuur moet opdraven om voor de stichting te besluiten? Moet van de aanschaf van een computer voor de stichting een bestuursuitje worden gemaakt en gaat het bestuur gezellig met elkaar naar de computerwinkel? Omdat dit nogal tot praktische bezwaren zou leiden bepaalt de wet gelukkig dat de bevoegdheid tot vertegenwoordiging ook kan worden toegekend aan één of meer bestuurders. En zelfs aan andere personen dan de bestuurders.

Verdeling vertegenwoordigingsbevoegdheid

Bij het opstellen van de statuten heeft u de vrijheid om te bepalen hoe u de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur en de afzonderlijke bestuursleden regelt. En zo ontstaan tal van opties en mogelijkheden. Te veel om hier allemaal in detail te bespreken. Graag willen wij wel een aantal mogelijkheden de revue laten passeren. Wij adviseren u bij het verwoorden van de vertegenwoordigingsbevoegdheid advies te vragen aan een notaris.

Welke opties zijn er?

• U kunt vertegenwoordigingsbevoegdheid toekennen aan één bestuurder (bijvoorbeeld aan de voorzitter).
• U kunt vertegenwoordigingsbevoegdheid toekennen aan twee bestuurders gezamenlijk (bijvoorbeeld de penningmeester en de voorzitter).
• U kunt de vertegenwoordigingsbevoegd van één of meerdere bestuurders koppelen aan een voorwaarde; bijvoorbeeld de voorwaarde dat de bestuurder(s) bevoegd zijn om tot bepaalde bedragen verplichtingen aan te gaan. Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat de penningmeester de bevoegdheid heeft de stichting te vertegenwoordigen voor rechtshandelingen tot bedragen van bijvoorbeeld € 5.000,-. En dat bij rechtshandelingen boven dit bedrag vertegenwoordiging door de voorzitter samen met de penningmeester noodzakelijk is.
• U kunt vertegenwoordigingsbevoegdheid aan één van de bestuursleden of aan iemand buiten het bestuur toekennen door middel van een volmacht. Deze persoon is dan bevoegd de stichting te vertegenwoordigen, natuurlijk wel binnen de grenzen van de volmacht.

Stel uw stichting wil personeel aannemen. Als de statuten niet bepalen wie van de afzonderlijke bestuursleden vertegenwoordigingsbevoegd is, kunt u de secretaris een volmacht geven om het arbeidscontract af te sluiten. Deze volmacht kan algemeen zijn, in die zin dat de secretaris bevoegd is tot het sluiten van arbeidscontracten. De volmacht kan ook beperkt zijn in die zin dat de secretaris alleen bevoegd is om voor dit ene personeelslid bevoegd is de stichting te vertegenwoordigen. In dit laatste geval moet u, als de stichting nog een personeelslid wil aannemen, opnieuw een volmacht afgeven.

Handelen buiten de vertegenwoordigingsbevoegdheid

Voor zowel de stichting zelf als voor anderen is het van belang na te kunnen gaan of iemand wel bevoegd is om namens de stichting te handelen. Met name in de gevallen waarin de stichting haar verplichtingen niet nakomt.

Om nog even bij de eerder genoemde stichting van Oldtimers te blijven...
Het bestuur besluit tot de aanschaf van drie auto’s. De penningmeester is iemand die houdt van doen en handelen en rijdt de dag nadat het bestuursbesluit is genomen naar de leverancier en koopt de auto’s voor een bedrag van in totaal € 80.000,-. In de statuten is opgenomen dat de penningmeester bevoegd is namens de stichting te handelen tot bedragen van € 100.000,-. De penningmeester is echter wat laks met betalen. En hoewel de leverancier van de auto’s de stichting goed kent gaat hij zich na twee maanden toch wat zorgen maken of hij zijn geld nog wel krijgt. Kan de leverancier nu de stichting aanspreken? Is de stichting gebonden? Ja, de stichting is gebonden. De penningmeester was bevoegd de auto’s te kopen.

Maar wat nu als de penningmeester en de voorzitter alleen gezamenlijk bevoegd waren? In dat geval is de stichting niet gebonden. De stichting kan dit als argument aanvoeren tegen de leverancier.

De stichting kan zich echter niet in alle omstandigheden beroepen op het feit dat iemand niet bevoegd is of was. De stichting kan het argument van niet- bevoegdheid alleen aanvoeren als het gaat om een beperking van vertegenwoordigingsbevoegdheid die voortvloeit uit de wet. Wat betekent dit?

De wet geeft regels over manieren om de vertegenwoordigingsbevoegdheid te regelen. Deze bevoegdheid kan worden toegekend aan één of meer bestuurders of aan iemand anders dan een bestuurslid. Als sprake is van een dergelijke beperking kan de stichting deze inroepen. Dus het feit dat alleen de penningmeester en de voorzitter gezamenlijk bevoegd waren is een beperking die voortvloeit uit de wet.

Een beperking van de vertegenwoordigingsbevoegdheid door deze bevoegdheid te koppelen aan een bepaald bedrag is echter geen beperking op grond van de wet. De stichting kan het argument van niet-bevoegdheid dan niet aanvoeren. Als de penningmeester bevoegd zou zijn tot bedragen van € 50.000,- kan de stichting dit niet aanvoeren tegen de autoverkoper. De stichting is dan gewoon gebonden!

Taakverdeling binnen het bestuur

In de vorige twee paragrafen hebben wij geprobeerd een beeld te geven waar u als bestuur en als bestuurder nu aan toe bent. Hieruit bleek onder andere dat binnen een bestuur verschillende taken kunnen worden onder- scheiden. Een taakverdeling is aan te raden om het besturen van de stichting enigszins soepel te laten verlopen. Naast deze taakverdeling is het aan te raden dat duidelijkheid bestaat over de wijze waarop beslissingen worden genomen.

In de komende paragrafen besteden wij graag aandacht aan deze organisatorische zaken in een stichting. In deze paragraaf gaan we in op de verdeling van taken. In de volgende paragrafen besteden we aandacht aan besluitvorming en bestuursvergaderingen.

De taak van het bestuur is het besturen van de stichting, het geven van leiding aan de stichting. Het bestuur van een stichting kan bestaan uit één persoon. In dat geval bent u in uw eentje verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de stichting.

Over het algemeen bestaat het bestuur van een stichting echter uit meerdere mensen. Uit oogpunt van efficiëntie is het wenselijk om dan verschillende taken en rollen binnen het bestuur te onderscheiden.

Taakverdeling

De voorzitter
De voorzitter is ‘het gezicht’ van de stichting. Hij heeft de volgende taken:

• De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen.
• De voorzitter die de vergadering leidt heeft over het algemeen het dilemma dat hij zowel inhoudelijk wil meepraten als de taak heeft discussies goed te laten verlopen. Mocht dit leiden tot problemen dan is het een optie om te kiezen voor een ‘technisch’ voorzitter. Dit is een voorzitter die zich inhoudelijk gezien niet met de discussie bemoeit. Hij zorgt ervoor dat de discussie en besluitvorming goed verlopen. Deze functie van technisch voorzitter kan zeer goed worden uitgevoerd door een ander dan de inhoudelijke voorzitter.
• De voorzitter geeft leiding aan het bestuur: hij neemt initiatieven, coördineert taken en zorgt ervoor dat alle bestuurswerkzaamheden worden uitgevoerd.
• De voorzitter treedt namens de stichting op naar buiten.

De secretaris
De secretaris van een stichting is verantwoordelijk voor alle administratieve zaken binnen de stichting. Dit betekent dat hij:

• Inkomende en uitgaande post archiveert.
• Inkomende post doorstuurt naar de juiste personen binnen de organisatie.
• Uitgaande brieven schrijft en verstuurt.
• Het jaarverslag en werkplan of activiteitenplan schrijft.
• De agenda voor vergaderingen opstellen (samen met de voorzitter).
• Vergaderstukken verstuurt.
• Vergaderingen notuleert en besluitenlijsten opstelt.
• De administratie van relaties van de organisatie bijhoudt.

De penningmeester
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiën van de stichting. Het is een belangrijke en vertrouwelijke functie. De taken die de penningmeester heeft zijn:

• Het bijhouden van de financiële administratie.
• Het bijhouden van de mate waarin plannen van de stichting financieel gezien haalbaar zijn.
• Het opstellen van het financieel jaarverslag.
• Het opstellen van de begroting.
• Het voeren van eventuele correspondentie die financiële zaken betreffen.

Overige functies
De hierboven genoemde functies zijn gebruikelijke functies binnen een stichtingbestuur. Afhankelijk van de grootte en de werkzaamheden van uw stichting kunt u overwegen ook andere functies te maken. Een stichting die werkt met personeel en/of vrijwilligers kan overwegen één van de bestuursleden de taak te geven zich met personeels- en vrijwilligers- beleid bezig te houden.

Een stichting die zeer actief is als het gaat om fondsenwerving kan ervoor kiezen om hier een aparte bestuursfunctie voor te maken. Ook is het verstandig een vice-voorzitter aan te stellen. Deze neemt de taken van de voorzitter waar als de voorzitter afwezig is. De functie van vice-voorzitter kan worden vervuld door de penningmeester of de secretaris. Het is ook mogelijk een ander bestuurslid tot vice-voorzitter te benoemen. Bestuurders zonder specifieke functie in het bestuur zijn algemene bestuursleden.

Besluitvorming door het bestuur

Uw kerntaak als bestuur en bestuurder is leiding te geven aan de stichting. Samen met de andere bestuursleden zorgt u ervoor dat de stichting haar doelen kan realiseren, haar werk kan doen. Dit betekent dat u als bestuur moet overleggen over de koers die u gaat varen en dat u beslissingen neemt. Beslissingen om bepaalde investeringen wel of niet te doen, beslissingen om wel of geen personeel aan te nemen, beslissingen om wel of niet met vrijwilligers te gaan werken, beslissingen om een bepaalde subsidie wel of niet aan te vragen. Dergelijke besluiten neemt het bestuur in een bestuursvergadering.

We gaan nu eerst in op een aantal zaken rond de besluitvorming. Aansluitend gaan wij in op zaken rond de bestuursvergadering.

Het is gebruikelijk om de manier waarop besluiten worden genomen vast te leggen. De meeste stichtingen leggen regels over de besluitvorming vast in de statuten, de grondregels van de stichting. Het is echter ook mogelijk om de regels over de besluitvorming vast te leggen in een huishoudelijk reglement.
In een huishoudelijk reglement worden allerhande praktische geregeld zaken rond het werk van het bestuur.

Nu eerst terug naar de besluitvorming. De stichting wil bijvoorbeeld een kantoor gaan huren. Het bestuur moet hierover een besluit nemen. Het voorstel komt op de agenda van het bestuur. Het bestuur neemt een besluit door over het voorstel te stemmen. Wanneer is het besluit nu aangenomen? Als iedereen voor het voorstel is? Of is het voldoende dat de meerderheid zich in dit voorstel kan vinden?

Om onduidelijkheden te voorkomen raden wij u aan vast te leggen hoe het bestuur tot besluiten komt door de volgende zaken vast te leggen:

1. Het aantal bestuurders dat minimaal aanwezig moet zijn op een vergadering om een besluit te kunnen nemen.
2. Het aantal stemmen waarmee een besluit moet worden genomen.
3. Het aantal stemmen dat een bestuurder mag uitbrengen.
4. De wijze van stemmen.

Het aantal bestuurders dat aanwezig moet zijn om een besluit te nemen

U kunt in de statuten regels opnemen over het aantal bestuurders dat mini- maal bij een bestuursvergadering aanwezig moet zijn om een bestuursbesluit te kunnen nemen. Dit aantal kunt u zelf bepalen.

Zo kunt in de statuten opnemen dat voor het nemen van een besluit minimaal de helft van het aantal bestuurders aanwezig moet zijn. Ook kunt u zeggen dat alle bestuurders aanwezig moeten zijn. Als u dit laatste opneemt loopt u echter het risico dat het lang duurt voor een besluit genomen kan worden, omdat immers iedereen aanwezig moet zijn.

Over het algemeen wordt voor belangrijke besluiten aangegeven dat een bepaalde meerderheid van de bestuursleden aanwezig moet zijn of zelfs alle bestuursleden aanwezig moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan het nemen van beslissingen over het wijzigen van de statuten.

Als u een bepaling opneemt over het aan- tal bestuurders dat minimaal aanwezig moet zijn om een besluit te kunnen nemen, is het verstandig ook iets in de statuten op te nemen over mogelijkheden dat een bestuurder zich door een andere bestuurder kan laten vertegenwoordigen. Dit kan door een volmacht. Het kan immers voorkomen dat één of meer bestuurders echt niet aanwezig kan zijn bij bestuursvergaderingen waar (belangrijke) beslissingen moeten worden genomen. Om te voorkomen dat de besluitvorming hierdoor vertraging op- loopt kunt u in de statuten opnemen dat een bestuurder zich door een andere bestuurder kan laten vertegenwoordigen, een bestuurder een volmacht kan krijgen van een andere bestuurder om te stemmen. Het is gebruikelijk in de statuten op te nemen dat een bestuurder slechts voor één ander bestuurslid als vertegenwoordiger/gevolmachtigde kan optreden.

In de statuten kunt u ook regels opnemen over de manier waarop een bestuurder vertegenwoordigingsbevoegd is om voor een ander bestuurslid te stemmen of een volmacht kan krijgen. Over het algemeen wordt opgenomen dat er schriftelijk bewijs moet zijn dat een bestuurder een andere bestuurder mag vertegenwoordigen of een volmacht heeft om namens een ander bestuurslid te stemmen.

Het aantal stemmen waarmee een beslissing moet worden genomen

Het is gebruikelijk in de statuten ook een bepaling op te nemen over het aan- tal stemmen waarmee een besluit door het bestuur moet worden genomen. Ook hier heeft u bij het opstellen van de statuten vrijheid om te kiezen wat u goed lijkt.

Zo kunt u in de statuten opnemen dat bestuursbesluiten bij meerderheid van stemmen worden genomen. Een andere mogelijkheid is dat alle (aanwezige) bestuursleden moeten instemmen met een voorgenomen besluit of dat sprake moet zijn van een gekwalificeerde meerderheid. In dit laatste geval moeten de statuten wel aangeven hoe groot de meerderheid moet zijn. U kunt bijvoorbeeld opnemen dat met minimaal 2/3-meerderheid moet worden ingestemd, maar ook dat sprake moet zijn van een meerderheid van 75%.

Het kan natuurlijk gebeuren dat de stemmen staken. Op de vergadering wordt gestemd over het voorstel om een pand te gaan huren. Vier van de vijf bestuursleden zijn aanwezig. Het afwezige bestuurslid heeft geen van de andere bestuursleden een volmacht gegeven. Op grond van de statuten moet bij een stemming de meerderheid van de bestuurders aanwezig zijn. Voor aanname van het voorstel over aanname van personeel is een gewone meerderheid voldoende. Van de aanwezige bestuursleden zijn er twee voor en twee tegen. Wat nu? De meeste statuten nemen ook hiervoor een bepaling op. In sommige statuten staat dat in dergelijke gevallen de stem van de voorzitter doorslaggevend is. In het voorbeeld: als de voorzitter voor is wordt het voorstel aangenomen. Is hij tegen dan is het voorstel verworpen.

Het is echter ook mogelijk in de statuten vast te leggen dat een voorstel bij het staken van stemmen is verworpen. In dat geval kan het natuurlijk wel weer op de agenda voor de volgende vergadering worden gezet.

Tip
Houd de regels over besluitvorming simpel. Hoe ingewikkelder de regels des te groter de discussie over de vraag of een besluit nu wel of niet genomen is.

Het aantal stemmen dat een bestuurder mag uitbrengen

Het lijkt overbodig en vanzelfsprekend, maar toch is het verstandig in de statuten vast te leggen dat elke bestuurder één stem mag uitbrengen.

De wijze van stemmen

Een stem kan mondeling of schriftelijk worden uitgebracht. Ook hierover is in de statuten meestal wel iets geregeld. Vaak wordt aangegeven dat het stemmen over personen schriftelijk gebeurt en de stemming over (andere) zaken mondeling.

Uit bovenstaande blijkt wel dat u over het nemen van besluiten en het stemmen in een bestuursvergadering van alles kunt regelen. En zo gedetailleerd als u zelf wilt. Zo kunt u bepalen dat voor een beslissing over personeels- aanname een 2/3-meerderheid nodig is, dat er voor een beslissing over een investering een meerderheid van 75% moet zijn en ga zo maar door.

Wij raden u aan de regels over de besluitvorming zo simpel mogelijk te houden. Bij complexe regels over de besluitvorming loopt u het risico dat u de hele avond discussieert over het besluitvormingsproces over een besluit. Volsta met de bepaling dat besluiten moeten worden genomen met meerderheid van stemmen. Een uitzondering geldt voor een besluit over het wijzigen van de statuten, zoals hierboven al is aangegeven.

Er is nog één belangrijke wettelijke bepaling waar u mee te maken heeft als het gaat om het nemen van beslissingen door het bestuur. Even een juridische en wetstechnische uitstap. Artikel 291 lid 2 bepaalt het volgende:

Artikel 291
“Slechts indien dit uit de statuten voortvloeit, is het bestuur bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen, en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. De statuten kunnen deze bevoegdheid aan beperkingen en voorwaarden binden. De uitsluiting, beperkingen en voorwaarden gelden mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de stichting ter zake van deze handelingen, tenzij de statuten anders bepalen.”

Dit artikel wil duidelijk maken het bestuur in principe geen besluiten mag nemen om registergoederen (onroerend goed, vliegtuigen, schepen) te kopen, te verkopen of daar een hypotheek op te vestigen. Ook mag het bestuur in principe geen besluiten nemen waarin zij zich borg stelt voor derden of een financiële zekerheid voor anderen geeft. In principe mag het bestuur dergelijke beslissingen niet nemen. In principe, want als u in de statuten opneemt dat het bestuur dit wel mag doen, mag het bestuur deze beslissingen wel nemen.

Houdt u deze wettelijke bepaling even goed in de gaten als het doel van de stichting vraagt dat u dergelijke besluiten wel kunt nemen. Stel dat u een stichting wilt oprichten die kredieten verstrekt aan startende ondernemers. Als u in de statuten geen bepalingen op zou nemen over mogelijkheden om besluiten te nemen om geld te lenen aan een startende ondernemer heeft deze wettelijke bepaling tot gevolg dat u zo’n besluit helemaal niet kunt nemen.

Besluiten en het doel van de stichting

Hierboven hebben wij aandacht besteed aan de wijze waarop besluiten tot stand komen. Naast deze meer technische regels en uitgangspunten willen wij graag nog aandacht besteden aan meer inhoudelijke kaders voor besluitvorming.

Het is niet alleen noodzakelijk dat besluiten volgens de regels tot stand komen, en dus geldige besluiten zijn. Het is ook wenselijk dat besluiten passen binnen het beleid van een stichting, zodat besluiten bijdragen aan het realiseren van het doel van de stichting. Op grond van de wet is het bestuur daar-toe ook verplicht. De wet bepaalt dat ‘een door een rechtspersoon verrichte rechtshandeling vernietigbaar is als daardoor het doel werd overschreden en de wederpartij dit wist of zonder eigen onderzoek moest weten’. Het is de rechtspersoon die in dergelijke gevallen een beroep kan doen op vernie-tiging van de rechtshandeling.

Duidelijk is dat besluiten en handeling van de stichting moeten passen bin- nen het doel van de stichting. Wij raden u aan om niet alleen het doel als kapstok aan te houden, maar ook een beleidsplan op te stellen waarin het bestuur aangeeft wat zij gaat doen om dit doel te realiseren. In dit plan kunt u doelen op lange en op korte termijn onderscheiden. In die zin is een stichting een gewone organisatie, een ‘bedrijf’.

Het vaststellen van doelen heeft als voordeel dat u een kader heeft op basis waarvan u besluiten neemt. Als u weet wat uw doelen zijn kunt u nagaan hoe u deze doelen gaat realiseren en wat u hiervoor nodig heeft. Wat gaat de stichting concreet doen om haar doel te realiseren? Gaat zij cursussen organiseren, voorlichtingen geven, dieren opvangen, vakanties voor jonge- ren organiseren? En wat heeft de stichting hiervoor nodig? Is het nodig dat er een kantoor is van waaruit de stichting opereert? Heeft de stichting personeel nodig? En waar haalt de stichting het geld vandaan om de activiteiten die zij wil ondernemen uit te voeren?

Als bestuur stelt u een dergelijk beleidsplan op en ook vast. Daarmee is het de basis voor de koers die de stichting gaat varen. Het vaststellen van een koers betekent niet dat u hier nooit meer vanaf kunt wijken. Gewijzigde omstandigheden kunnen leiden tot bijstelling van het oorspronkelijke plan. Het oorspronkelijke plan geeft echter wel houvast en een kader om beslissingen te kunnen nemen. In het jaarverslag beschrijft u vervolgens welke doelen u wel en niet heeft gerealiseerd.

Bestuursvergaderingen

Een bestuur neemt haar besluiten in vergaderingen. Maar hoe vaak moet het bestuur vergaderen? Is er een maximum? Is er een minimum? Een maximum is er niet. Het bestuur mag iedere dag vergaderen als zij dat wil. Maar het is niet waarschijnlijk dat alle bestuursleden daar tijd voor hebben. Het minimum is dat u tenminste één keer per jaar vergadert. Één keer per jaar moet de jaarrekening van de stichting namelijk worden vastgesteld. Naast dit minimum aantal van vergaderingen bent u als bestuur vrij om te bepalen hoe vaak u vergadert.

Het uitroepen van een vergadering

Het is gebruikelijk in de statuten of het huishoudelijk reglement van een stichting iets op te nemen over het uitroepen van een vergadering. Over het algemeen is het gebruikelijk dat in ieder geval de voorzitter van het bestuur een vergadering kan uitroepen. Ook aan andere bestuurders kan het recht worden toegekend om een vergadering bijeen te roepen.

In de statuten kan worden opgenomen dat een andere bestuurder dan de voorzitter alleen een vergadering kan uitroepen als hij daartoe een schriftelijk verzoek tot de voorzitter richt. Ook kunt u in de statuten opnemen dat in ieder geval twee bestuursleden het verzoek tot een vergadering moeten doen. Zo zijn er tal van variaties mogelijk. Bespreek bij oprichting van een stichting wat volgens u het meest effectief is voor uw stichting. Vraag de notaris advies om dit helder in de statuten op te nemen.

Op de wens tot een vergadering moet de daadwerkelijke vergadering volgen. Dit betekent dat u alle bestuurders bijeen moet roepen. De wijze waarop dit moet gebeuren wordt ook in de statuten vastgelegd. Over het algemeen stuurt degene die de vergadering uitroept, of de secretaris namens hem, alle bestuursleden tenminste zeven dagen voor de vergadering een uitnodiging.

In deze uitnodiging staat de datum van de vergadering, het tijdstip van de vergadering en de locatie. Met de uitnodigingsbrief wordt een agenda met te behandelen onderwerpen meegestuurd. Zorg er- voor dat u de uitnodigingen voor de vergadering echt tijdig verstuurt, zodat alle bestuursleden aanwezig kunnen zijn. En zeker als er onderwerpen op de agenda staan waar stukken bij horen die gelezen moeten worden, is het aan te raden de vergadering tijdig bijeen te roepen. Zorg dat alle bestuursleden ook tijd hebben om de stukken te lezen.

De vergadering zelf

Het leiden van vergaderingen
De statuten of het huishoudelijk reglement bepalen wie de vergaderingen leidt. Dit is over het algemeen de voorzitter. De statuten bepalen meestal ook wie de vergadering leidt als de voorzitter er niet is. Opties zijn dat dit de vice-voorzitter is (als deze functie er is), de oudst aanwezige bestuurder of iemand die door de vergadering wordt aangewezen.

Het notuleren van vergaderingen
Van alle bestuursvergaderingen worden verslagen gemaakt. Dit kunnen (uit- gebreide) notulen zijn, maar ook (korte) besluitenlijsten. Over het algemeen bepalen de statuten wie verantwoordelijk is voor het opstellen van de notulen. Meestal is dit de secretaris. Gebruikelijk is in de statuten op te nemen dat bij afwezigheid van de secretaris de voorzitter bepaalt wie de notulen opstelt.

Notulen/besluitenlijsten
Er is niemand die eisen stelt aan de inhoud van notulen of besluitenlijsten. Notulen en besluitenlijsten zijn echter vaak het enige schriftelijke materiaal dat aanwezig is om te bewijzen wat is besproken en is besloten. In het volgende kader vindt u toch wat handreikingen. Ten aanzien van de besluitenlijst raden wij u aan in de vergadering zelf kritisch te zijn op de formulering van het besluit. Het zou niet de eerste keer zijn dat bij de borrel na de vergadering nog lang wordt gediscussieerd over de vraag welk besluit nu precies is genomen. Het voorkomt ook dat u in de volgende vergadering, waarin de notulen worden vastgesteld, opnieuw een oeverloze discussies krijgt over besluiten die volgens sommigen wel en anderen niet zijn genomen.

Het is de taak van de voorzitter van de vergadering het genomen besluit te formuleren, zodat het helder en eenduidig in de notulen en de besluitenlijst kan worden opgenomen. De notulen en besluitenlijst van een bestuursvergadering worden in de eerstvolgende bestuursvergadering besproken. De notulen worden dan ook vastgesteld. Het bewijs hiervan wordt geleverd door ondertekening van de notulen door de voorzitter.

Naast de notulen en besluitenlijsten raden wij u aan tijdens elke vergadering een actielijst te maken. Besluiten leiden over het algemeen tot één of meer acties die door mensen moeten worden uitgevoerd. In een actielijst beschrijft u wat er moet gebeuren, wie hiervoor de verantwoordelijkheid neemt en wanneer de actie afgerond moet zijn. Stel bijvoorbeeld dat u als bestuur besluit een directeur aan te stellen voor de stichting. Het koppelen van een actielijst aan het besluit dwingt het bestuur ertoe concreet te zijn. Het besluit dat een directeur wordt aangesteld vertaalt zich op deze manier in een actie waarin bijvoorbeeld de voorzitter de verantwoordelijkheid heeft om ervoor te zorgen dat over uiterlijk 4 maanden een geschikte kandidaat is aangesteld.

Tot zover hebben wij u een beeld willen geven van wat het besturen en vertegenwoordigen van een stichting inhoudt. En ook hoe u dit kunt doen. Hoe u taken kunt verdelen, besluiten kunt nemen en kunt vergaderingen.

Tot slot van dit hoofdstuk willen wij nog terugkomen op de aansprakelijkheid waar u als bestuurder mee te maken kunt krijgen.

Aktief Vergaderen

• Hang een grote klok met secondewijzer duidelijk zichtbaar op.
• Wissel discussiëren af met andere gespreksvormen.
• Bespreek ideeën of problemen in kleine groepen.
• Laat ieder zijn gedachten eerst bij buurvrouw of buurman aftasten. • Laat ieder zijn gedachten eerst opschrijven.
• Houd een (willekeurig) rondje zonder interrupties (pas op voor herhaling).
• Gebruik flipover of whiteboard om argumenten, planningen, ideeën, voorstellen, besluiten op te schrijven.

Inhoud uitnodigingsbrief vergadering

De uitnodigingsbrief voor een vergadering bevat:

• De datum, tijdstip en lokatie van de vergadering.
• De agenda voor de vergadering.
• Eventuele stukken die moeten worden gelezen.

Aansprakelijkheid van de stichting en haar bestuur

Aan het begin van dit hoofdstuk is al even aangegeven dat het bestuur en u als bestuurder de taak heeft haar taak behoorlijk te vervullen. Het niet behoorlijk vervullen van de bestuurstaak kan tot gevolg hebben dat het bestuur of de bestuurder aansprakelijk is tegenover de stichting.

De zaken rond aansprakelijkheden houden nogal wat mensen bezig. Niet alleen de verzekeringsmaatschappijen die prachtige polissen hebben om u hiertegen te verzekeren. Ook (potentiële) bestuurders willen weten waar ze aan toe zijn en welke risico’s ze lopen.

Voordat we ingaan op de aansprakelijkheid van een stichting en/of bestuur(ders) even een korte algemene opmerking over aansprakelijkheid. Iemand ergens voor aansprakelijk stellen wil zeggen dat je een ander dan jezelf verantwoordelijk houdt voor schade die is geleden. Kan het nog vager? Mogelijk. 

Maar wat wij hier duidelijk proberen te maken is dat het bij aansprakelijkheid altijd gaat over twee partijen: u valt van uw fiets doordat er een kuil in de weg zit, breekt uw arm en kan zes weken niet werken. De schade is behoorlijk, met name omdat u chirurg bent, zelfstandig ondernemer en zes weken niet kunt opereren. U bent van mening dat u deze schade niet zelf hoeft te dragen, omdat de gemeente het onderhoud aan de weg beter moet uitvoeren. Of ze hadden tenminste een mooi rood-wit geblokte lint om de kuil heen kunnen zetten om fietsers te waarschuwen. U start een procedure tegen de gemeente en stelt hen aansprakelijk omdat zij iets niet hebben gedaan wat zij wel hadden moeten doen, namelijk de weg repareren of een waarschuwingslint moeten plaatsen.

In juridische termen is er grond voor aansprakelijkheid als sprake is van wanprestatie of een onrechtmatige daad. Wanprestatie houdt in dat iemand een overeenkomst, een afspraak, niet nakomt. Aansprakelijkheid ontstaat als dit hem kan worden toegerekend. Een onrechtmatige daad is ‘een inbreuk op een recht, een doen of nalaten in strijd met een wettelijke plicht of met hetgeen volgens ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt’.

Aansprakelijkheid stichting
Een stichting kan te maken krijgen met aansprakelijkheidskwesties omdat zij een rechtspersoon is en dingen kan doen, of dingen niet kan doen, waardoor anderen schade lijden. Een stichting kan dan aansprakelijk worden gesteld.

Stel u heeft een stichting die werkt met vrijwilligers. De stichting organiseert een muziekfestival. Tijdens het opbouwen van het festival gooit één van de vrijwilligers per ongeluk een glas cola over een mengpaneel heen. Het mengpaneel is kapot. De eigenaar van het mengpaneel stelt de stichting aansprakelijk. De stichting loopt het risico dat zij de geleden schade moet vergoeden. De stichting kan zich hiertegen verzekeren door ee bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

Aansprakelijkheid bestuur en bestuurders
Niet alleen de stichting zelf kan aansprakelijk worden gesteld. Ook het be- stuur en de bestuurders afzonderlijk kunnen te maken krijgen met aanspra-kelijkheidszaken. Bij de aansprakelijkheid van het bestuur en de bestuurders kan onderscheid gemaakt worden tussen interne aansprakelijkheid en externe aansprakelijkheid.

Interne aansprakelijkheid
De interne aansprakelijkheid houdt in dat het bestuur aansprakelijk is tegenover de stichting zelf. Dit lijkt misschien een beetje vreemd, maar de praktijk laat (helaas) zien dat ook een bestuur of een bestuurder dingen doet waar- door de stichting schade lijdt.

De grondslag voor de interne aansprakelijkheid van een bestuur en haar bestuurders is dat het bestuur en elke bestuurder gehouden is ‘tot een behoorlijke vervulling van de haar opgedragen taak’. Op het moment dat het bestuur of een bestuurder dit niet doet en sprake is van onbehoorlijke taakvervulling, kan dit leiden tot aansprakelijkheid van het bestuur en de bestuurders.

Uitgangspunt hierbij is dat het bestuur als geheel aansprakelijk is, de zo- genoemde collectieve aansprakelijkheid. Als één van de bestuursleden zijn taak onbehoorlijk vervult waardoor de stichting schade lijdt, dan is het bestuur aansprakelijk. Het gevolg hiervan is dat elke bestuurder voor het geheel aansprakelijk is. De geleden schade kan op elk van de bestuurders worden verhaald (hoofdelijke aansprakelijkheid). Een bestuurder kan alleen onder deze hoofdelijke aansprakelijkheid uitkomen door aan te tonen dat het onbehoorlijk bestuur niet aan hem te wijten is en dat hij er alles aan heeft gedaan om de schade te voorkomen.

De kans dat u als bestuur aansprakelijk wordt gesteld neemt toe als de stichting failliet gaat. De curator die wordt aangesteld om de financiële en juridische zaken af te handelen kijkt zeer zeker naar de oorzaak van het faillissement. Hij zal het functioneren van het bestuur hierin meenemen. Mocht de curator van mening zijn dat het bestuur of één of meerdere bestuurders verwijten kunnen worden gemaakt welke hebben bijgedragen aan of geleid hebben tot het faillissement dan zal hij wel overgaan tot aansprakelijkstelling.

Externe aansprakelijkheid van bestuur en bestuurders
Naast het feit dat u aansprakelijk kunt zijn omdat u uw taak niet naar behoren vervult, zijn er ook andere oorzaken die kunnen leiden tot aansprakelijkheid als bestuur en bestuurder: De stichting niet staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, of Er is sprake is van onrechtmatige daad, of Er is sprake is van overtreding van de zogenoemde anti-misbruik wetten.

Aansprakelijkheid bij niet inschrijven bij de Kamer van Koophandel
De wet bepaald dat iedere bestuurder, naast de stichting, hoofdelijk aansprakelijk is voor handelingen waardoor hij de stichting bindt, als de bestuurders van een stichting er niet voor hebben gezorgd dat de naam, voornamen en de woonplaats of laatste woonplaats van de oprichter of oprichters zijn ingeschreven in het handelsregister. Ook zijn zij aansprakelijk als er geen authentiek afschrift, dan wel een authentiek uittreksel van de akte van oprichting met de statuten op het kantoor van het handelsregister, de Kamer van Koophandel, is neergelegd.

Aansprakelijkheid op grond van een onrechtmatige daad
Een bestuurder pleegt een onrechtmatige daad als hij namens de stichting een verplichting aangaat waarvan hij op het moment dat hij deze verplichting aangaat weet dat de stichting deze niet na zal kunnen komen.

Aansprakelijkheid op grond van Anti-misbruikwetten
Hierboven is ingegaan op externe aansprakelijkheid van het bestuur en de bestuurder jegens derden op grond het niet ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel of onrechtmatige daad. Daarnaast is er nog een andere grond voor externe aansprakelijkheid en wel de anti-misbruikwetten in de wet. Wij willen hier wel de kanttekening maken dat niet elke stichting met deze risico’s te maken heeft.

Er zijn in totaal 3 anti-misbruikwetten. Elk van deze wetten geldt voor bepaalde situaties. En afhankelijk van de activiteiten van uw stichting heeft u dus wel of niet met deze wetten te maken.

De wet Ketenaansprakelijkheid
Met deze wet heeft een stichting alleen te maken als de stichting actief is in de bouwwereld. Het gaat in deze wet om nogal technisch fiscale zaken waarvan wij vinden dat het te ver voert om hier gedetailleerd op in te gaan.

De 2e anti-misbruikwet
Een stichting heeft alleen met deze wet te maken als zij valt onder de Wet op de Vennootschapsbelasting.

De 3e anti-misbruikwet
Ook met deze wet heeft een stichting alleen te maken als zij onder de Wet op de Vennootschapsbelasting valt.

De 2e anti-misbruikwet 

Met deze wet heeft u alleen te maken als uw stichting valt onder de Wet op de Vennootschapsbelasting. Deze stichtingen worden ook wel de commerciele stichtingen of stichtingen met een onderneming genoemd.

De 2e anti-misbruikwet gaat om de aansprakelijkheid voor de afdracht van sociale verzekeringspremies, loonbelasting, omzetbelasting en bijdragen aan verplichte bedrijfspensioenfondsen. Op grond van deze 2e anti-misbruikwet kan elke bestuurder hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor de betaling van deze premies en belastingen als deze niet door de stichting worden betaald. Een bestuurder kan aansprakelijk worden gesteld als aannemelijk is dat het niet betalen van belastingen en premies het gevolg is van aan hem te wijten kennelijk onbehoorlijk bestuur. Een bestuurder kan ook aansprakelijk worden gesteld als hem te verwijten is dat hij niet op tijd heeft gemeld dat belastingen en premies niet konden worden betaald. U heeft dus een meldingsplicht.

Als uw stichting de belastingen en premies niet kan betalen moet u dit melden. U moet dit doen binnen twee weken nadat de belastingen en/of premies betaald hadden moeten zijn. Elke bestuurder kan deze melding doen.

Voor loonbelasting, premies volksverzekeringen, omzetbelasting, accijns, verbruiksbelasting van alcoholvrije dranken en van pruim- en snuiftabak en belastingen op milieugrondslag moet u de betalingsonmacht van de stichting melden bij de Belastingdienst. Voor premies werknemersverzekeringen moet u bij UWV zijn. En voor de bedrijfspensioenfondsen bij het bedrijfspensioenfonds. U kunt dit doen door het formulier ‘Mededeling inzake betalingsonmacht’ ingevuld in te sturen naar deze instanties. Ook kunt u een brief schrijven waarin u meldt dat uw onderneming de belastingen en premies niet kan betalen. Voor meer informatie hierover verwijzen wij naar de website van de Belastingdienst: www.belastingdienst.nl. Hier kunt u de folder ‘Aansprakelijkheid van bestuurders’ downloaden.

Van groot belang is dat uw melding rechtsgeldig is. Als uw melding rechts- geldig is, moet de Belastingdienst, UWV of het bedrijfspensioenfonds aannemelijk maken dat het niet betalen van de belastingen en premies het gevolg is van aan u te wijten kennelijk onbehoorlijk bestuur. De betrokken instanties moeten dus bewijzen dat sprake is van onbehoorlijk bestuur.

Is er geen sprake van een rechtsgeldige melding, dan bent u aansprakelijk, tenzij u aannemelijk kunt maken dat het u niet te verwijten is dat u geen rechtsgeldige melding heeft gemaakt. En dat u aannemelijk kunt maken dat het niet uw schuld is dat de belastingen en premies niet zijn betaald. In geval van niet rechtsgeldige melding ligt de bewijslast dus bij u.

Wanneer is sprake van een rechtsgeldige melding?

• De melding is tijdig gedaan (binnen 2 weken).
• De belastingsoort en/of het soort premies zijn vermeld.
• Het tijdvak van de aangiften, aanslagen of premienota’s is vermeld.
• De omstandigheden waardoor uw onderneming niet kan betalen zijn vermeld. U moet aangeven wat de problemen precies inhouden en hoe deze zijn ontstaan.

De melding blijft geldig zolang u de belastingen en premies niet kunt betalen. Als u ze wel weer kunt betalen, en even later weer niet, moet u opnieuw melden.

De melding staat los van de betalingsplicht. U moet ook gewoon aangifte blijven doen. Een melding dat u niet kunt betalen geldt niet automatisch als een verzoek om uitstel van betaling of een verzoek om kwijtschelding. Als u uitstel van betaling wilt, of kwijtschelding moet u hiervoor een apart verzoek doen.

U kunt aansprakelijk worden gesteld als het niet kunnen betalen van belastingen en premies het gevolg is van aan u te wijten kennelijk onbehoorlijk bestuur. Wanneer is hiervan sprake? Over het algemeen als u beslissingen heeft genomen die onverantwoord waren. Om te bepalen of hiervan sprake is wordt gekeken naar eventuele bestuursfouten in de drie jaar voorafgaande aan de melding.

Als u aansprakelijk wordt gesteld betekent dit dat u ervoor moet zorgen dat de verschuldigde belastingen en premies alsnog moeten worden betaald. Dit kan betekenen dat u ze uit eigen zak moet betalen.

Als u aansprakelijk bent en de verschuldigde belastingen en premies betaalt, kunt u proberen het betaalde bedrag terug te krijgen van de stichting. Ook kunt u proberen (een deel van) het bedrag terug te krijgen van eventuele andere bestuurders die aansprakelijk zijn.

De 3e anti-misbruikwet

Stichtingen vallen alleen onder de werking van de 3e anti-misbruikwet als zij onderworpen zijn aan de heffing van vennootschapsbelasting. In deze 3e anti misbruikwet wordt de persoonlijke aansprakelijkheid van bestuurders, die van commissarissen en beleidsbepalers verscherpt in het geval de rechtspersoon in staat van faillissement geraakt.

Als bij het faillissement blijkt dat de schulden hoger zijn dan de baten kan een bestuurder aansprakelijk worden gesteld voor het tekort als de curator kan bewijzen dat:

• Het bestuur kennelijk onbehoorlijk heeft bestuurd, én
• Aannemelijk kan maken dat de onbehoorlijke taakvervulling door het be- stuur een belangrijke oorzaak van het faillissement van de stichting is geweest.
• Dit onbehoorlijk bestuur moet plaats hebben gehad in de drie jaar voor- afgaande aan het faillissement.
• Een bestuurder kan zich tegen deze aansprakelijkheid verweren door aan te tonen dat geen sprake is geweest van onbehoorlijk bestuur en dat als dit al het geval zou zijn dit in ieder geval niet heeft geleid tot het faillissement. Een bestuurder kan zich ook verweren door aan te geven dat hij het niet eens was met het bestuursbeleid. Het lijkt ons echter verstandiger op te stappen als bestuurder als u het niet eens bent met de gang van zaken dan te blijven vechten tegen de bierkaai.

Bescherming tegen aansprakelijkheid

De stichting kan zich beschermen tegen aanspraken van de stichting. Ook het bestuur en de bestuurders kunnen zich beschermen tegen aanspraken van de stichting zelf (de interne aansprakelijkheid) en tegen aanspraken van derden (de externe aansprakelijkheid). Hieronder gaan wij eerst in op mogelijkheid van de stichting om zich te beschermen. Aansluitend besteden wij aandacht aan mogelijkheden voor het bestuur en bestuurders om zich te beschermen.

Bescherming tegen aansprakelijkheid door de stichting
Zoals is besproken kan de stichting zelf door anderen aansprakelijk worden gesteld. Een stichting kan zich tegen de gevolgen hiervan verzekeren door een zogenoemde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Wij adviseren u bij verschillende verzekeraars een offerte aan te vragen. Als u stichting onder een koepelorganisatie valt of kan vallen, heeft deze koepel- organisatie mogelijk aantrekkelijke opties.

Bescherming tegen aansprakelijkheid van bestuur en bestuurders
Ook het bestuur en de bestuurders kunnen zich verzekeren tegen aansprakelijkheid en de consequenties hiervan. Hieronder zetten wij de mogelijkheden voor u op een rijtje.

Vrijtekenen
Een eerste mogelijkheid voor bestuurders om zich te beschermen is een contract af te sluiten met de stichting waarin de bestuurders en de stichting overeenkomen dat de bestuurders door de stichting niet aansprakelijk zullen worden gesteld voor schade die de stichting door handelen of nalaten van de bestuurder heeft geleden. Dit wordt vrijtekenen genoemd.

Vrijtekenen heeft als nadeel dat het niet beschermt tegen aanspraken van derden en ook niet beschermt tegen aanspraken op grond van “opzet” of “grove schuld” van de bestuurder. Dus ook hier geldt, als er een ernstig verwijt kan worden gemaakt ontkomt u als bestuurder niet aan mogelijke aansprakelijkstelling.

Vrijwaren
Een tweede mogelijkheid om u als bestuurder te beschermen is de zogenoemde vrijwaring. Deze bescherming heeft betrekking op eventuele financiële consequenties voor u als privé-persoon als u door derden aansprakelijk wordt gesteld. Vrijwaring houdt in dat u met de stichting overeenkomt dat de stichting de bestuurder schadeloos zal stellen als deze door derden wordt aangesproken voor schade die hij als bestuurder aan derden heeft toegebracht. Een nadeel van vrijwaring is dat de bestuurder hier niets aan heeft in geval van faillissement van de rechtspersoon. Verder is het niet mogelijk op vrijwaring een beroep te doen in de gevallen dat de bestuurder zich ( ook) niet kan vrijtekenen, zoals bijvoorbeeld in het geval sprake is van een ernstig verwijt.

Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
Een derde mogelijkheid is om een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Deze verzekering dekt het risico van persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurders af. De bestuursaansprakelijkheidsverzekering dekt over het algemeen niet alleen de schadeloosstelling aan de vorderende partij, maar vergoedt ook de kosten van rechtsbijstand. Dit laatste bestand- deel van de verzekering wordt over het algemeen gezien als het belangrijkste argument om een dergelijke verzekering te sluiten. Het verweer tegen aansprakelijkstelling is namelijk een kostbare en vaak tijdrovende zaak.

Of u een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af wilt sluiten is geheel aan u. Hieronder hebben we een checklist opgenomen waaruit blijkt wan- neer een dergelijke verzekering aan te raden is.

Wanneer is het verstandig een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten?

• De waarde van de bezittingen van de stichting is hoger dan € 5.000,-
• Er zijn werknemers in dienst van de stichting
• De stichting heeft schulden hoger dan € 1.000,-
• De stichting heeft te maken met gasten, vrijwilligers, bezoekers, deelnemers en/of anderen die niet in het bestuur zitten
• Het bedrag waarvoor bestuursleden verplichtingen aan kunnen gaan namens de stichting is hoger dan € 2.000,- per jaar
• De stichting verkoopt of leent producten of materialen uit waarvoor ze aansprakelijk gesteld kan worden.

Een verzekeraar zal geen aansprakelijkheidsverzekering voor bestuurders afsluiten als:

• De inkomsten van de stichting lager zijn dan de uitgaven, en dit structureel is.
• Het bestuur niet vergadert overeenkomstig de statuten of het huishoudelijk reglement.
• De jaarstukken niet tijdig worden opgesteld.
• Er onvoldoende inzicht is in de financiën van de stichting.
• Er risicovolle projecten zijn aangegaan die het voortbestaan van de stichting bedreigen.
• De notulen van de bestuursvergaderingen onjuist of onvolledig zijn.
• De stichting zelf niet is verzekerd tegen aansprakelijkheid.
• De stichting niet is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Bovenstaande informatie komt uit het boek 'Handboek Stichtingbestuurder'.

Wanneer je effectief aan de slag wilt met het opzetten of besturen van een stichting kan het interessant zijn het boek 'Handboek Stichtingbestuurder' te bestellen.

Info en bestellen 'Handboek Stichtingbestuurder'