Rapportage
Periodieke updates
De meeste subsidieverstrekkers vereisen periodieke updates over de voortgang van je project. Zorg dat je weet welke milestones je moet rapporteren en wanneer deze rapportages ingediend moeten worden.
Financiële verantwoording
Naast een inhoudelijke rapportage zal er ook een financiële verantwoording moeten zijn. Dit is vaak een gedetailleerd overzicht van de uitgaven, gekoppeld aan de begroting in je oorspronkelijke aanvraag.
Administratieve organisatie
Documentatie
Houd alle bonnetjes, facturen, en andere bewijsstukken goed bij. Deze zul je nodig hebben voor de financiële verantwoording.
Centraal systeem
Overweeg het gebruik van een centraal administratiesysteem waarin alle teamleden documenten kunnen uploaden en bewerken. Dit maakt het makkelijker om alles bij te houden.
Communicatie met de subsidieverstrekker
Proactief zijn
Wees proactief in je communicatie met de subsidieverstrekker. Als er veranderingen zijn in het projectplan, budget of team, informeer de subsidieverstrekker dan zo snel mogelijk.
Vaste contactpersoon
Het is handig om een vaste contactpersoon te hebben bij de subsidieverstrekker. Dit maakt de communicatie persoonlijker en efficiënter.
Nazorg
Evaluatie
Na afloop van het project zal er vaak een evaluatie plaatsvinden. Dit is niet alleen nuttig voor de subsidieverstrekker maar ook voor je eigen organisatie om te leren en te verbeteren.
Dankbetuiging
Vergeet niet om de subsidieverstrekker te bedanken voor de samenwerking en de ontvangen subsidie. Een persoonlijk bedankje kan veel doen voor toekomstige samenwerkingen.
Jaap’s reflectie
Het verkrijgen van een subsidie is een geweldige prestatie, maar het is slechts het begin. Een goede administratie en communicatie zijn cruciaal voor het succesvol afronden van je project en voor een duurzame relatie met de subsidieverstrekker.
Als lid weet je bij wie en hoe je aanvraagt
- Vind het geld: ruim 4.000 subsidies en fondsen, elke maand tientallen nieuwe
- Vraag het aan: een eerste opzet van brief, projectplan en begroting
- Houd overzicht: nieuwe regelingen voor je profiel in je mail, je aanvragen op één plek
- Voor stichtingen, verenigingen, culturele en maatschappelijke organisaties, en hun projecten
- Ruim 1.500 leden. Sinds 2001 aan de kant van de aanvrager.