De stichting en haar personeel

Als bestuurder van een stichting is het van belang dat u weet welke relatie u heeft met mensen die voor de stichting werken. Deze relatie heeft namelijk weer invloed op eventuele verplichtingen die de stichting heeft, en die u als bestuurslid dus heeft.

Voordat we ingaan op mogelijkheden die er zijn om mensen voor de stich- ting te laten werken willen we de vraag aan de orde stellen in hoeverre deze menskracht een oplossing is voor een probleem.

Een stichting zal overwegen personeel of vrijwilligers aan te nemen op het moment dat er werk moet worden verricht dat de stichtingbestuurders of anderen binnen de stichting niet willen en/of kunnen doen. Van belang bij het nadenken over het zoeken van een oplossing voor te veel werk is dat u helder voor ogen heeft waarvoor u mensen nodig heeft. Voor wat voor werkzaamheden zijn mensen nodig? Voor hoe lang denkt u mensen nodig te hebben? Wat voor mensen, met welke kennis en vaardigheden, heeft u eigenlijk nodig? Het gaat om vragen die elk bedrijf, elke ondernemer zich stelt.

De eerste vraag is wat het probleem is waar u mensen voor nodig heeft. Gaat het om een tijdelijk probleem of een structureel probleem? Doet het capaciteitsprobleem zich in bepaalde perioden van het jaar voor? Voor welke taken en voor hoeveel uur heeft u iemand nodig? Wat zijn de kosten om ie- mand aan te nemen? Kan de stichting dit betalen?

Als de stichting dit helder voor ogen heeft, kunt u gericht naar een oplossing zoeken.

Stel, u merkt dat u eigenlijk geen mensen heeft om subsidie-aanvragen op te stellen. Tot nu toe deed de secretaris van de stichting dit werk altijd. Zij merkt dat het steeds meer tijd kost om een goede subsidie-aanvraag de deur uit te doen. Zij kan en wil deze tijd niet (meer) vrijmaken. Zij vraagt of hiervoor iemand kan worden aangenomen. U kunt nu klakkeloos iemand aannemen. Wij raden u echter aan eerst te kijken of het aannemen van een personeelslid dé oplossing voor het probleem is.

De eerste stap in het zoeken van een oplossing is het inventariseren van het capaciteitsprobleem. U gaat na hoe vaak er eigenlijk een subsidie-aanvraag moet worden opgesteld en hoeveel tijd iemand hiermee kwijt is. Het wordt u duidelijk dat gemiddeld vijf keer per jaar subsidie-aanvragen moeten worden opgesteld. De secretaris is op dit moment voor elke subsidie aanvraag gedurende 2 maanden per maand 10 uur per week aan het werk. U zou dus 5 x 2 maanden is 10 maanden per jaar iemand voor 10 uur aan het werk kunnen hebben om met subsidie-aanvragen bezig te zijn. Maar ja, het is ook niet zeker dat er 5 aanvragen per jaar zijn. Soms zijn het er 7, en in andere jaren 3.

Is het nu verstandig om iemand in dienst te nemen, voor bijvoorbeeld 10 uur per week? U hoeft er niet altijd voor te kiezen iemand aan te nemen. U kunt ook voor andere oplossingen kiezen. Als u behoefte heeft aan specialisten kunt u overwegen de werkzaamheden uit te besteden. U kunt werkzaamheden uitbesteden aan een (ander) bedrijf. Ook kunt u overwegen om een freelancer in te schakelen. Hieronder nemen we de verschillende opties door.

Uitbesteden aan een (ander) bedrijf

Het uitbesteden van werkzaamheden aan een (ander) bedrijf is een optie als het gaat om relatief vaak terugkerende werkzaamheden waarvoor u zelf de kennis en kunde niet of onvoldoende in huis heeft. U kunt hierbij denken aan de administratie van uw stichting.

Uitbesteden aan freelancers

U kunt bepaalde werkzaamheden ook uitbesteden aan freelancers. Freelancers werken op basis van een opdracht. Zij stellen hun kennis en ervaring tegen betaling aan beschikbaar. In vergelijking met het uitbesteden aan een bedrijf is het werken met freelancers een optie als u onregelmatig werkzaamheden heeft waarvoor u eigenlijk externe specialisten nodig heeft.

Als u met freelancers gaat werken is het van belang dat u er zeker van bent deze freelancer niet bij u in dienst is. Het woord van een freelancer dat hij ondernemer is en voor eigen rekening en risico werkt is hiervoor niet altijd voldoende. De Belastingdienst en UWV kunnen van mening zijn dat er wel degelijk sprake is van een loondienstverband tussen de stichting en de freelancer. Het risico van loondienst wordt groter als een freelancer alleen maar voor u werkt. Één van de eisen van de belastingdienst voor ondernemerschap is namelijk dat een ondernemer en dus ook een freelancer die zich ondernemer noemt, minimaal 3 opdrachtgevers heeft.

Als de Belastingdienst en UWV vinden dat er wel sprake is van een dienst- verband loopt de stichting het risico dat zij als werkgever wordt aangemerkt. U kunt, ook achteraf, aansprakelijk worden gesteld voor de verplichtingen die hieraan verbonden zijn. De belangrijkste verplichting is het afdragen van sociale premies.

Vraag de freelancer daarom altijd naar een Verklaring Arbeids Relatie, de VAR. Dit is een verklaring die de freelancer bij de Belastingdienst aanvraagt. In een VAR geeft de freelancer aan wat zijn relatie met zijn opdrachtgever is en hoe de inkomsten van de freelancer moeten worden aangemerkt. Meer informatie over de VAR kunt u vinden op de site van de Belastingdienst.

Werken met uitzendkrachten

Een andere optie om werkdruk weg te nemen is het inhuren van een uitzend- kracht. Deze optie is een alternatief als u tijdelijk veel werk heeft. Het inhuren van een uitzendkracht heeft een aantal voordelen:

• Uitzendkrachten zijn snel inzetbaar.
• U huurt een uitzendkracht in voor de tijd dat u iemand nodig heeft.
• U hoeft geen (loon)administratie bij te houden en premies af te dragen. Het uitzendbureau neemt dit voor u uit handen. U betaalt het bedrag dat u heeft afgesproken met het uitzendbureau aan het uitzendbureau.

Werken met gedetacheerden

Een optie die erg lijkt op het inhuren van een uitzendkracht is werken met iemand die bij u wordt gedetacheerd. Net als bij een uitzendkracht heeft u geen last van administratieve rompslomp. De gedetacheerde is in dienst bij een ander bedrijf en wordt tegen een afgesproken tarief bij u geplaatst. De tarieven voor een gedetacheerde zijn over het algemeen wat hoger dan voor een uitzendkracht. De oorzaak hiervan is dat bij detachering vaak sprake is van specialistisch werk.

Werken met stagiaires

Een andere optie bij capaciteitsproblemen is dat u een stagiaire aanneemt. Bij de overweging om met stagiaires te werken willen wij u adviseren in deze overweging mee te nemen dat leren voor stagiaires belangrijker is dan werken. Het werken met stagiaires betekent dan ook dat er iemand is die tijd heeft om de stagiair te begeleiden bij het leren. Hierboven ging het over de mogelijkheden om werk te laten uitvoeren en toch geen personeel in dienst te nemen. Hieronder gaan we in op de optie dat u besluit wel iemand in dienst te nemen. De stichting wordt werkgever. Aansluitend besteden we ook nog aandacht aan het werken met vrijwilligers.

Werken met personeel

U kunt natuurlijk ook besluiten dat de stichting mensen in dienst gaat nemen. Daarbij adviseren wij u van tevoren een aantal zaken helder voor ogen te hebben. Ten eerste raden wij u aan goed voor ogen te hebben wat u van iemand verwacht. Wat voor taken moet iemand uitvoeren? En wat voor kennis en vaardigheden zou iemand in huis moeten hebben? Dergelijke zaken kunt u vastleggen in een functieprofiel. In een functieprofiel legt u de functieinhoud vast (wat moet iemand gaan doen) en de functievereisten (wat voor kennis en vaardigheden moet iemand hebben).

Consequenties van werken met personeel

Naast het nadenken over wat een werknemer zou moeten doen, lijkt het ook verstandig na te denken over de consequenties van het werken met personeel.
Wij denken hierbij aan:

• De kostenkant van personeel.
• De administratieve consequenties.
• Het voeren van een personeelsbeleid.

De kostenkant van personeel

De kosten van personeel bestaan niet alleen uit het brutosalaris van uw medewerker. Als werkgever betaalt u hogere kosten.
De kosten bestaan uit:

• Directe loonkosten.
• Indirecte loonkosten.
• Verplichte premies en bijdragen.

Directe loonkosten
De directe loonkosten bestaan uit salarissen plus vakantiegeld (minimaal 8% van het brutoloon) en provisies. Iedere werknemer heeft recht op ten minste het wettelijk minimum (jeugd)loon. Daarnaast moet u onderzoeken of er een CAO verplicht is in uw bedrijfstak, omdat de voorschriften bindend zijn voor u.

Indirecte loonkosten
De indirecte loonkosten kunnen onder andere bestaan uit pensioen, reis- en onkostenvergoeding en opleiding.

Verplichte premies en bijdragen
Als werkgever betaalt u ook de verplichte werkgeverspremies voor sociale verzekeringen en bijdragen aan collectieve verzekeringen. Als u inzicht wilt krijgen in de (globale) kosten als u personeel wilt aannemen kunt u een berekening maken op de site van de Kamer van Koophandel (zie www.kvk.nl).

Administratieve consequenties van het werken met personeel
Het aannemen van en werken met personeel brengt ook de nodige administratieve rompslomp met zich mee. U heeft een aantal administratieve verplichtingen waar u zich als werkgever aan moet houden: U moet de identiteit van de nieuwe medewerker vaststellen, door middel van een paspoort, rijbewijs of identiteitskaart. U moet uw (nieuwe) medewerker aanmelden bij de Belastingdienst en bij UWV. U moet een loonadministratie voeren. Van de Belastingdienst krijgt u een loonbelastingnummer.

Het voeren van een personeelsbeleid
Als u eenmaal één of meerdere medewerkers heeft aangenomen, is het voor u beiden van belang dat de arbeidsverhoudingen goed zijn en goed blijven. De onderlinge samenwerking kunt u vormgeven door het opstellen en uit- voeren van een personeelsbeleid.

De meeste organisaties die personeel in dienst hebben voeren minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek en minimaal één maal per jaar een beoordelingsgesprek met hun medewerker(s). In het functioneringsgesprek bespreekt de medewerker met zijn leidinggevende hoe hij het vindt gaan. In het beoordelingsgesprek beoordeelt de werkgever het functioneren van de medewerker. Een functieprofiel is over het algemeen het basisdocument op basis waarvan deze gesprekken worden gevoerd.

Andere zaken die deel (kunnen) uitmaken van personeelsbeleid zijn vergoedingen van of bijdragen in opleidingskosten van de werknemers, bijdragen in opbouw van een pensioen, bijdragen in kosten voor kinderopvang, e.d.

Als u eenmaal besloten heeft dat u als stichting mensen wilt gaan aannemen volgt er een aantal acties. U gaat mensen werven, selecteren en aannemen. Hieronder besteden wij (kort) aandacht aan elk van deze stappen.

Werven van personeel

Als u weet wat voor iemand u zoekt en wat de taken en verantwoordelijk- heden worden van een personeelslid kunt u mensen gaan werven. Hierbij moet u zich houden aan een aantal basisregels. Deze zijn vastgelegd in de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging van Personeelsbeleid. Werven van personeel kan op verschillende manieren. Een veel toegepaste, goedkope, manier is het werven via het eigen netwerk van familie, kennissen en collega’s.

Mocht het netwerk niet opleveren wat u zoekt, dan zijn er andere manieren. Deze kosten overigens wel geld. U kunt een advertentie plaatsen in één van de (plaatselijke) dagbladen, in vaktijdschriften, uitgaven in de branche, op internet, e.d. Ook kunt u natuurlijk een werving- en selectiebureau inschakelen. U kunt een vacature ook aanmelden bij het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI).

Selecteren van personeel

Als zich één en het liefst meerdere kandidaten hebben gemeld maakt u een selectie van mensen die u uit wilt nodigen voor een sollicitatiegesprek Een advies is om het sollicitatiegesprek goed voor te bereiden. Hoewel ook hier geldt dat een eerste indruk vaak al veelzeggend is, betekent dit niet dat de kandidaat die zo aardig overkomt en een ferme handdruk geeft ook de juiste is. Bepaal voor uzelf welke onderwerpen u met alle kandidaten wilt bespreken.

Als u uw keuze heeft gemaakt volgt er meestal een afrondend gesprek. In dit afrondende gesprek maakt u definitieve afspraken over het arbeidscontract en de arbeidsvoorwaarden.

De arbeidsovereenkomst

Het arbeidsrecht is een complex rechtsgebied. Zeker als u hier niet heel erg ingevoerd in bent is het handig om bij het opstellen van arbeidscontracten externe deskundigheid in te schakelen, bijvoorbeeld een jurist gespecialiseerd in het arbeidsrecht. Ga even in uw netwerk na of u zo iemand kent. Dat kan weer kosten besparen.

Als u iemand in dienst neemt, sluit u een arbeidsovereenkomst met deze persoon af. Er is sprake van een arbeidsovereenkomst als onderstaande elementen zich feitelijk voordoen:

• Er is sprake van een gezagsverhouding. Een gezagsverhouding bete- kent dat de stichting als werkgever opdrachten moet geven aan de werk- nemer over de werkzaamheden die de werknemer moet verrichten. In tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst is er bij het uitbesteden van werk aan een freelancer géén sprake van een gezagsverhouding.
• De werknemer krijgt loon voor wat hij doet. Het loon bestaat meestal uit geld. Loon kan ook bestaan uit bijvoorbeeld maaltijden of een auto. Een onkostenvergoeding is over het algemeen geen loon.
• Er is een verplichting dat de werknemer de werkzaamheden persoonlijk verricht. De werknemer mag dus niet iemand anders sturen.
• NB. Een freelancer heeft de vrijheid om de werkzaamheden door iemand anders te laten verrichten.

Als er een arbeidsovereenkomst is, dan zijn alle wettelijke regelingen met betrekking tot een arbeidsovereenkomst van toepassing. Het is mogelijk dat uw stichting onder een CAO valt. In dat geval is de CAO ook van toepassing op de arbeidsovereenkomst.

De onderwerpen die in een arbeidsovereenkomst aan de orde MOETEN komen zijn:

• Naam en woonplaats werkgever
• Naam en woonplaats werknemer
• Functie van de werknemer en/of de aard van de werkzaamheden.
• Standplaats van de werknemer.
• Moment van indiensttreding.
• Aard van het dienstverband (bepaalde of onbepaalde tijd).
• Eventuele proeftijd.
• De opzegtermijn.
• Werktijden.
• Brutoloon.
• Aantal vakantiedagen

U kunt in de arbeidsovereenkomst aanvullende zaken regelen:

• Pensioenregeling
• Een CAO (als deze van toepassing is)
• Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals reis- en onkostenvergoeding.

De schriftelijke arbeidsovereenkomst moet door de werkgever en de werk- nemer worden ondertekend.

De stichting en vrijwilligers

Veel stichtingen hebben beperkte financiële middelen. Als er toch veel werk te verzetten is, kan het werken met vrijwilligers, mensen die onbetaald werk verrichten, een uitkomst zijn.

Het grote verschil tussen het werken met werknemers en vrijwilligers is dat tussen dat vrijwilligers en de stichting geen arbeidscontract bestaat. Op zich zou je kunnen zeggen dat de vrijwilliger en de stichting dus eigenlijk geen rechten en verplichtingen hebben. Dit is echter niet het geval. Ook al staat er officieel misschien niets op papier, de vrijwilliger en de stichting spreken met elkaar af dat de vrijwilliger bepaalde taken voor de stichting zal doen. En ook een mondelinge overeenkomst is een overeenkomst.

Als stichting kunt u ervoor kiezen inderdaad te werken op basis van de mondelinge afspraken tussen de stichting en de vrijwilligers. U kunt echter ook de behoefte hebben om toch ook iets op papier te willen zetten over de relatie tussen de vrijwilliger en de stichting. Een vrijwilligersovereenkomst kan dan uitkomst bieden.

In een dergelijke overeenkomst kunt u de volgende zaken opnemen:

• Een beschrijving van de taken die de vrijwilliger gaat doen
• Het (minimum) aantal uur dat de vrijwilliger actief zal zijn voor de stichting
• De datum waarop de vrijwilliger start met zijn werkzaamheden
• De hoogte van een (eventuele) vergoeding aan de vrijwilliger
• Een vrijwilliger krijgt geen ‘loon’, maar kan wel een vergoeding krijgen voor de werkzaamheden die hij doet. Hieronder gaan wij hier nader op in.
• Dat de vrijwilliger zich afmeldt in geval van afwezigheid (door ziekte, vakantie e.d.).
• Door wie de vrijwilliger wordt begeleid.
• Of er een aansprakelijkheidsverzekering voor de vrijwilliger is afgesloten.
• Of er een ongevallenverzekering voor de vrijwilliger is afgesloten.
• Evt. opzegtermijn door de vrijwilliger en/of de stichting.

 De vraag of u een dergelijke overeenkomst met uw vrijwilliger opstelt hangt af van de taken en verantwoordelijkheden die de vrijwilliger heeft en krijgt.

‘Beloning’ van vrijwilligers
Hierboven is al even aangegeven dat een vrijwilliger geen loon ontvangt voor de werkzaamheden die hij verricht. Maar over het algemeen wil een stichting toch wel iets doen voor mensen die zich inzetten om het doel van de stichting mede te realiseren.

De beloning van vrijwilligers bestaat dus niet uit loon, maar toch kunt u ook als stichting een blijk van waardering geven aan uw vrijwilligers. Deze blijk van waardering kan bestaan uit een cadeau(tje), maar ook uit een opleiding, het betalen van een onkostenvergoeding of het betalen van verzekeringen voor de vrijwilligers.

Het geven van een cadeau(tje)
Als u besluit om uw vrijwilligers te trakteren op een cadeau(tje) zijn de kosten die de stichting hiervoor maakt, onder voorwaarden, aftrekbaar. Daarbij gelden dezelfde regels als voor het geven van cadeaus aan werknemers. Dit betekent dat er grenzen zijn aan de waarde die u, belastingvrij, mag geven. Op de site van de Belastingdienst (www.belastingdienst.nl) kunt u hier meer informatie over vinden.

Het betalen van trainingen/cursussen
Vrijwilligers, ook bestuurders, kunnen behoefte hebben aan het volgen van een bepaalde opleiding om hun werkzaamheden voor de stichting goed en nog beter uit te kunnen voeren. Als stichting kunt u budget reserveren zodat bestuurders en/of vrijwilligers een cursus of opleiding op kosten van de stichting kunnen volgen. Verschillende cursussen en opleidingen zijn mogelijk. Zo bestaan er cursussen vergadertechnieken, notuleren, fondsenwerving e.d.

Het betalen van een onkostenvergoeding
U kunt er ook voor kiezen om uw vrijwilligers een onkostenvergoeding te betalen. U kunt dit op verschillende manieren doen. U kunt ervoor kiezen om de vrijwilliger de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden. Ook kunt u een vrijwilliger een vaste vergoeding betalen.

Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten
U kunt de vrijwilliger de kosten vergoeden die hij maakt voor zijn vrijwilligerswerkzaamheden. U kunt denken aan reiskosten, dinerkosten, kosten voor telefoon e.d. De vrijwilliger moet deze kosten via bonnetjes bij de stichting declareren en krijgt de gemaakte kosten vervolgens uitbetaald. Voor de stichting zijn deze kosten op te voeren als kosten. Aan de vergoeding van werkelijke kosten zit in principe geen grens.

Vaste onkostenvergoeding
De stichting kan er ook voor kiezen haar vrijwilligers een vaste onkosten- vergoeding te betalen. De Belastingdienst heeft een bedrag vastgesteld dat een vrijwilliger zonder bewijs mag ontvangen. Een vrijwilliger mag maximaal € 150 per maand en € 1.500 per jaar aan vaste onkostenvergoeding ontvangen. De vrijwilliger hoeft over deze onkostenvergoeding geen (inkomsten) belasting te betalen.

Als de onkostenvergoeding hoger is dan de € 150 per maand en € 1.500 per jaar moet worden aangetoond dat de vrijwilliger deze hogere kosten ook daadwerkelijk heeft gemaakt. Als de stichting en de vrijwilliger dit niet kunnen (door het ontbreken van bonnen) moeten zowel de stichting als de vrijwilliger het uitbetaalde en ontvangen bedragen opgeven aan de Belastingdienst. De stichting kan dit aan het eind van het jaar, achteraf, in één keer doen via en zogenoemd IB-47-formulier. De vrijwilligers moeten de hogere vergoeding zelf opgeven bij hun aangifte inkomstenbelasting, als ‘Resultaat uit overige werkzaamheden’.

De stichting, vrijwilligers en verzekeringen
Als u als stichting werkt met vrijwilligers is het aan te raden een aantal verzekeringen af te sluiten. De twee verzekeringen die belangrijk zijn, zijn de aansprakelijkheidsverzekering en de ongevallenverzekering.

De aansprakelijkheidsverzekering Stel, uw vrijwilliger zet zich meer dan 100% in een bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen voor uw stichting. Uw stichting organiseert een benefietconcert om geld in te zamelen. Tijdens het opbouwen van het podium laat de vrijwilliger, per ongeluk, een glas cola op het mengpaneel vallen. Het mengpaneel is volledig kapot.

De eigenaar van de geluidsapparatuur stelt de vrijwilliger aansprakelijk voor de schade. De verzekeraar van de vrijwilliger wil niet betalen, omdat de schade is ontstaan tijdens vrijwilligerswerk. Voor een dergelijke situatie kan de stichting voor haar vrijwilligers een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.

Van belang hierbij is op te merken dat de situatie waarin een vrijwilliger aan- sprakelijk wordt gesteld een andere is dan waarin de stichting aansprakelijk wordt gesteld. Als stichting is het aan te raden een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven af te sluiten. Deze verzekering dekt op het moment dat de stichting aansprakelijk wordt gesteld. Deze verzekering geeft echter geen dekking als de vrijwilliger in persoon wordt aangesproken. Voor deze laatste situatie is het verstandig om voor de vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.

De ongevallenverzekering
Nogmaals een vrijwilliger die zich voor meer dan 100% inzet een bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen voor uw stichting. Deze vrijwilliger geeft een presentatie over de stichting en verlaat na afloop iets te enthousiast het podium, waardoor hij ongelukkig terechtkomt en zijn enkelbanden scheurt. Het herstel verloopt niet voorspoedig. De vrijwilliger houdt last van zijn enkel. Het is aan te raden dat de stichting voor dergelijke situaties een collectieve ongevallenverzekering voor haar vrijwilligers afsluit. Zeker als de vrijwilligers zelf niet zijn verzekerd, lopen zij het risico dat het ontbreken van een ongevallenverzekering bij de vrijwilliger tot hoge lasten leidt.

Waar moet u op letten bij het afsluiten van verzekeringen? Als u overweegt om een aansprakelijkheids- en ongevallenverzekering voor uw vrijwilligers af te sluiten raden wij u de volgende dingen aan: Informeer bij meerdere verzekeraars of organisaties naar de premies voor dergelijke verzekeringen. In sommige gemeentes en bij sommige vrijwilligerscentrales is het mogelijk om via hen deze verzekeringen af te sluiten. Omdat een gemeente of vrijwilligerscentrale collectief afspraken maakt met een verzekeraar kunnen de premies lager zijn dan wanneer u dit zelf regelt. Kijk goed naar het verzekerde bedrag. Dus tot welk bedrag keert de verzekeraar uit?

Bovenstaande informatie komt uit het boek 'Handboek Stichtingbestuurder'.

Wanneer je effectief aan de slag wilt met het opzetten of besturen van een stichting kan het interessant zijn het boek 'Handboek Stichtingbestuurder' te bestellen.

Info en bestellen 'Handboek Stichtingbestuurder'